Au chapitre des outils pour vous simplifier la vie, parlons un peu des solutions de prise de rendez-vous. Nous allons voir en détail 3 solutions très intéressantes qui vont fluidifier grandement la gestion des rendez-vous avec vos clients/prospects/partenaires.

Le casse-tête …

La raison qui m’a personnellement poussée vers la recherche de solutions de prise de rendez-vous en ligne, est tout d’abord le nombre d’aller-retours que cela impose lorsque vous avez besoin de « synchroniser vos agendas » avec d’autres interlocuteurs.

Auparavant, mon process de prise de rendez-vous type ressemblait à ça :

  1. Recherche de 4 dates de disponibilités dans mon agenda
  2. Proposition des 4 dates à mon/mes destinataires
  3. Les destinataire prennent connaissance du mail
  4. Ils regardent dans leur agenda
  5. Si ils trouve un créneau ils le marquent
  6. Ils me renvoient une réponse
  7. Je prends connaissance du rendez-vous
  8. Je le note dans mon agenda
  9. J’accuse réception et prise en compte du rendez-vous

… Et je ne parle que du cas où dès le premier coup on tombe sur un créneau disponible en commun ! Imaginez ce que ça peut donner s’il n’y en a pas dans les 4 créneaux proposés, et/ou s’il y a plus d’un interlocuteur, c’est l’enfer …

… Mais il existe des solutions !

Pour (tenter de) résoudre ce problème, plusieurs sociétés se sont lancés sur ce créneaux, je vais faire un focus sur 3 solutions que j’ai plus particulièrement étudié, et testé.

1. Vyte.in

Pas de teasing dans mes articles 🙂 Celui-là c’est mon petit préféré. C’est un outil qui va se connecter à vos calendriers (pour récupérer vos disponibilités), et proposer une interface à vos clients/partenaires pour caler un rendez-vous avec vous.

La page d’accueil personnalisée

Il existe un plan gratuit, et un pro, le second permettant des réglages plus poussés (régler des zones tampon avant/après vos rdv, personnaliser la page d’accueil, …), et petit bonus sympa, ils proposent un petit bouton à ajouter dans la signature de vos mails pour permettre à vos interlocuteurs de prendre directement rendez-vous dans votre calendrier (ça impose d’avoir un calendrier TRÈS à jour).

La vue calendrier pour booker un rendez-vous

Les points positifs que j’ai retenu :

  • Cocorico 🇫🇷 ! C’est un produit made in France
  • L’interface est beaucoup plus proche d’un calendrier, vous n’êtes donc pas vraiment perdu quand vous passez d’un outil à l’autre.
  • Avec un compte (gratuit ou payant), vos interlocuteurs peuvent voir directement leur calendrier et vos disponibilités en même temps (je n’ai pas trouvé plus efficace pour le moment)
  • J’aime leur interface (ça c’est très subjectif)
  • Leur support efficace (mais pas forcément toujours hyper rapide).

Par contre il y a quelques bémols :

  • Ne fonctionne qu’avec Google Calendar au moment où j’écris ces lignes
  • On ne peux pas directement gérer plusieurs pages – pour ceux qui comme moi gère plusieurs activités différentes – mais ce problème est facilement contourné avec le mode « team » – mais qui rajoute un surcout par « compte »
  • On ne peux pas (encore) gérer des activités type pour la prise de rendez-vous, pour éviter par exemple le client qui tente de vous booker une après-midi alors que ce n’est pas nécessaire.

Pour avoir testé les 3 outils de cet article (en condition réelles, j’ai utilisé tous les outils au moins 2 mois), celui-ci me convient le mieux.

Et petit bonus (mais qui ne joue en rien sur mon évaluation de leur solution), si vous passez par ce lien, vous aurez 10% de réduction sur l’abonnement pro (et moi aussi).

Plus d’information ici (Gratuit, ou Premium à 9€/mois)

2. Calendly

Calendly est une solution clairement directement concurrente à Vyte.in, ils ont une approche similaire sur le fond, mais complètement différente sur la forme.

La principale différence entre les deux outils réside – pour moi – dans la cible adressée – ici on est plus dans un outil pour consultants/coachs/prestataires, permettant de booker des créneaux définis (et customisables), et de facturer directement les clients.

C’est clairement pour moi l’un des outils les plus puissants de sa catégorie, reste que sur l’interface, on aime ou on aime pas, mais l’outil est très puissant !

Avantages :

  • Défini des « slots » par défaut (rdv de 15 min, brainstorming de 2h, …) que vos clients peuvent utiliser, et uniquement ceux là.
  • Définir des zones de tampon (15 min avant, 30 min après un rendez-vous) pour ne pas avoir trop de RDV collés les uns aux autres.
  • Permet de pré-payer des rendez-vous (idéal pour les coachs par exemple), avec un paiement pas Stripe ou Paypal (Payant)
  • Bonne gestion des équipes

Inconvénient :

  • C’est très subjectif, mais je en suis pas très fan de leur interface, ici pas de calendrier visible, on selectionne un jour, puis on voit les horaires disponibles, c’est assez fastidieux.
  • Ne permet pas d’avoir plusieurs interfaces en fonction de différentes activités (mais c’est le même problème avec vyte.in)
  • Plus fastidieux pour vos interlocuteurs que Vyte.in

Comme pour Vyte.in, Calendly à deux offres, une gratuite mais déjà très complète, et deux offres payants, la premium permettant notamment de créer autant d’évènement type personnalisés qu’on le souhaites, et la pro de faire payer directement vos clients via l’interface.

Plus d’information ici (Gratuit, Premium à 8$/mois, Pro à 12$/mois)

3. Doodle

Qui n’a jamais fait un Doodle avec ses amis ? Pour pouvoir trouver une date en commun, c’est, sur le papier assez pratique, dans la réalité ça reste fastidieux, c’est surtout fait pour organiser des évènements où le nombre de personnes n’est pas forcément connu, ou qu’il faut contraindre vos interlocuteurs à des dates très précises.

Doodle a même réalisé un mode d’emploi pour pouvoir s’en servir, mais, comme vous pourrez le constater en allant lire l’article, il reste beaucoup d’étapes avant d’arriver a ses fins.

Je pense que c’est un outil pratique pour organiser des réunions de groupes, mais ça manque cruellement d’interfaçage avec nos outils du quotidien !

Avantages :

  • C’est un premier pas dans l’automatisation de la prise de rendez-vous
  • Dans le cas des rendez-vous de groupe, ça permet d’organiser sans trop d’échanges un meeting assez simplement
  • L’interface est simple et très user-friendly
  • Pas besoin d’interfaçage à des outils tiers, l’outil fonctionne uniquement par lui-même

Inconvénients :

  • Pas du tout adapté pour des usages one-to-one, uniquement pour des groupes (car beaucoup trop long à configurer pour du rendez-vous individuel)
  • Aucune connexion à des outils tiers (vous allez devoir retrouver vos disponibilités dans votre agenda, puis les saisir dans Doodle)

Prix : Gratuit (fonction avancées disponibles en premium, à partir de 29€/an)

A titre perso je m’en sert uniquement pour l’organisation d’évènements en groupe, et ça rempli très bien son objectif pour ce cas d’usage uniquement.

Petit bonus, la partie premium permet de récupérer mail et numéro de téléphone ce qui est très pratique dans le cadre de l’organisation d’évènements (et vous permet de constituer des bases également)

4. Bonus – d’autres outils (non testés)

Il existe plusieurs outils permettant de répondre à ce besoin de manière plus ou moins automatisée, mais n’ayant pas eu l’occasion de les tester je ne vais faire que vous les lister, n’ayant pas de retour dessus?

  • X.AI : Un assistant intelligent, uniquement en anglais.
  • JulieDesk : Plébicité par beaucoup d’entrepreneur, je le trouve un peu cher, mais semble très performant.
  • Appoint.ly : Semble se rapprocher de Calendly

Vous en connaissez d’autres ? Vous avez des avis sur ces solutions ? N’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires !

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4 Comments

  • Caroline
    Posted 8 octobre 2018 at 16 h 06 min 0Likes

    Bonjour Sylvain, votre analyse est super intéressante ! Du coup ça m’intéresserait d’avoir votre point de vue sur Julie Desk également (pour info, je travaille chez Julie Desk 😉
    Nous avons lancé une version bêta 100% automatisée et gratuite de notre solution. Voici le lien si vous souhaitez vous inscrire et la tester : http://bit.ly/2OHQIKw
    Hâte de récupérer votre feedback.
    Bon après midi.
    Caroline

    • Sylvain Ramousse
      Posted 8 octobre 2018 at 21 h 34 min 0Likes

      Salut Caroline,
      Aussitôt invité, aussitôt inscrit 🙂
      Je t’ai déjà fait quelques retours par mail !
      +
      S.

  • Guillaume
    Posted 11 octobre 2018 at 11 h 34 min 0Likes

    Moi j’utilise tout simplement la fonction « Créneau » de Google Calendar. Ca me permet facilement de définir mes horaires de dispo pour les rendez-vous. Par contre, il faut que la personne ait aussi un google calendar en face pour répondre.

    • Sylvain Ramousse
      Posted 11 octobre 2018 at 11 h 56 min 0Likes

      Effectivement c’est une possibilité aussi, perso je trouve ça encore un peu trop contraignant, l’avantage des outils indiqués dans l’articles, c’est que tu laisse aussi le choix à ton interlocuteur, soit il vient brancher son GCal, soit il peut le faire en regardant son calendrier manuellement, l’essentiel pour moi étant de me décharger au maximum de ses aller-retours fastidieux

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